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跨部门沟通的10个经典原则

更新时间:2021-08-11 10:57点击:

你觉得十万火急的事,到了其它部门主管口中,居然成了“芝麻绿豆大的事”;原本应该合作解决的问题,到了跨部门会议上,又沦为“各弹各的调”,找不到共识。

到底,在不同部门各有不同立场与利益的状况下,如何才能把话说了解,把成就做出来?大多数人抱怨为何跨部门交流这么难?其实,只须学会几个典型基本原则,进行无障碍的跨部门交流,并不是难事。

原则1:交流前先做好筹备

在你跟同事讨论事情之前,先把一些基本问题想了解,不要毫无筹备就去,不然非常可能得不到你想要的东西。下面的几个问题应该事先想了解:

你期望他们助你干什么事?

你觉得他会需要你干什么?

假如他们不认可你提出来的做法,有没其它选择策略?

假如双方没共识,你会有哪些后果?他们又会有哪些后果?

原则2:知道其它部门的语言

跨部门交流不好的,有时候都是“语言不通”所引起。举例来讲,推广部职员平时讲的是“相同语言”,他们很了解自己部门的规则、目的与期望。同样地,财务、生产、人资等部门,也有我们的语言与看法。因此,想要交流顺畅,首要条件就是“听懂他们的语言”。原则2的一个要紧办法是换位考虑,试着站在他们的立场考虑:

“这么做,对业务部的营业额有帮吗?”

“假如我是他,会同意这种做法吗?”

“这个办法真的有什么用?”

跨部门的换位考虑法能将误解或交流频率不搭的机率降到最低。除此之外,频繁的互动能够帮助打造彼此的熟识度,叫你更容易设身处地想问题。因此,时不时的跟其它部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏。

原则3:开诚布公是最好的对策

你面对的是需要长期共事的同事,因此,任何事以诚实为上策,最忌欺骗、隐瞒事实,破坏信赖关系。部门间一旦缺少信赖感,会加重彼此的防御心,交流时就会有所保留,甚至隐藏一些要紧信息。相反的,互信会让双方在交流时打高兴防,他们会了解说源于己的需要与考虑,并且提升合作意向,一同解决问题。诚信交流有三个要点:

错的不要讲解;

务必不要争执

不打断他们说话;

微笑再微笑;

频繁的互动能够帮助打造彼此的熟识度,叫你更容易设身处地想问题。因此,时不时的跟其它部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏。

原则4:不要害怕冲突

在跨部门会议上,每一个主管为了维护自己部门的利益,难免会出现一些摩擦。有的主管,特别是小白主管,为了怕把氛围弄僵,总是会变得沉默寡言,以保持表面的和谐。

美国史丹福大学方案及组织学教授凯瑟琳。艾林哈特在《有效交流》一书中点出,“假如管理团队在议题的讨论上都没冲突,决策水平就会低落。”艾林哈特提醒,千万不要把“没冲突”跟“建议一致”混为一谈。

有时,太过和谐反而凸显不了你对议题的看重,而且问题也不会获得真的的解决。因此,艾林哈特建议经理人,态度要柔软,但立场要坚定,“别太快或太随便就顺从认命。”记住,你是部门主管,虽然你要和其它部门维持好关系,但,捍卫部门及部属的权益,更是你责无旁贷的使命。

原则5:呈现事实,专注中心议题

让交流聚焦的最好方法,就是呈现具体事实,引导大家飞速将注意力放在中心议题上,降低不当的臆测。

美国达顿商学院企管教授布尔乔亚三世在《哈佛商业评论》中为文指出,事实(比如现在销售量、市场占有率、研发经费、角逐对手的行为等)可以将交流过程中“人”的原因降到最低。在缺少事实的状况下,个人动机可能会遭到猜疑,但“事实就是事实”,它不是源于人的幻想或自私的欲望,因此,提出事实“可以创造一种强调议题,而非人身攻击的环境。”布尔乔亚三世说。

原则6:多提选项,维持弹性

当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项,比如一次提出3~5个策略,让其它经理人有更大的选择空间。

专家剖析,多元选项能让选择不再“非黑即白”,经理人有较大的弹性调整我们的支持度,也可以随便变换立场,不感觉有失颜面,因此可以减少交流时的人际冲突。

原则7:创造一同目的一块合作

无可讳言,各部门间肯定同时存在合作与角逐关系。部门间若想进行建设性的交流,必须要强调彼此的合作关系,角逐意味愈淡愈好。合作的重要在于拥有一同目的。

因此,尽可能去创造一个横跨各部门的一同目的,然后一块努力,即使有争执也没关系。由于,就如苹果计算机创办人贾伯斯所言:“假如每一个人都要去旧金山,那样,花很多时间争执走哪条路并非问题。但假如有人要去旧金山,有人要去圣地亚哥,如此的争执就非常费时了。在跨部门交流中,达成一致的目的需要弄了解四个问题:

双方的一同目的是什么?

有哪些妨碍双方合作?

创造一同目的的资源是什么?

合作的价值是什么?

原则8:尊重交流对象的权力

每一个经理人都是各自管辖范围内最有权力的决策者,而他们也期待其他人尊重他的这种权力。因此,当你在进行横向交流时,必须要挑对对象。

举例来讲,你们最新的网络推广营销计划下周就要上路了,但信息部门的网站建置还没有完成。这个时候,不要心急地立刻跑去找负责的工程师,你应该去找他的主管,进行协调,找出解决之道。

总之,跨部门交流时必须要注意彼此位阶的对等关系,以免导致非必须的误会。

原则9:善用幽默

幽默可以做为交流时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。当你需要呈现可能会触犯到他人的事实,或是要交流棘手讯息时,以轻松或幽默的方法来传达,比较能保留他们的面子,也能够帮助正面的交流。幽默用法则的四条忌讳:

不谈论他们家庭;

不以人身攻击;

不涉及组织敏锐话题;

幽默有度,点到即止;

原则10、确保交流信息无误

当你针对某件项目或议题,进行完跨部门交流后,务必要回到自己部门,向部属了解传达最新进度与讯息。有时候,跨部门会议中所决定的事情,需要交由各部门的一线职员去实行,因此,必须要确保所有信息传达无误,才不会让很不容易达成的共识大优惠扣。为了确保交流信息无误,管理者可以借助以下几个办法:

向他们重复交流中的主要内容;

借助澄清的方法提出不知道的内容;

谈论重点议题时尽可能不要打断他们讲话。

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