一篇来自会议秘书的兼职同行,会议记录怎么做大有文章
本文摘要:我当时应聘会议秘书兼职,其中一个重要的工作就是做会议记录,并把它整理成文书档案。有一些心得领会可以推荐。1、会议记录的内容会议记录一般由三部分构成。1、会议标题。记录

我当时面试会议秘书兼职,其中一个要紧的工作就是做会议记录,并把它整理成文书档案。有一些心得领会可以推荐。

1、会议记录的内容
会议记录通常由三部分构成。
1、会议标题。记录标题非常需要,如会议记录不记标题,查找所需材料就浪费时间费力,非常不便捷。
2、会议组织状况。这部分写在会议标题之后,在会议开始之前,把会议的有关状况写好。它主要包括:
(1)开会时间。要写明具体的年、月、日,同时还要写明是上午、下午,不是晚上,有些会议还要写明某时某分。
(2)会议地址,要写明在什么地方开的会。如"某某会议室"等。
(3)会议主持人。通常直书名字,必要时写明职务。
(4)会议出席人。即出席会议的正式成员,按排列顺序列出。
(5)会议列席人。即不是会议正式成员,因为工作需要而参加会议的人。
(6)、缺席人。可单独作为一条,要写明缺席人的名字和缺席是什么原因,也可以写在出席人的项目中,在括号内注明某某人因为什么故缺席,如"某某因公出差"、"某某因病住院请假"等。
(7)记录人。写明记录人,通常说明会议记录的真实性;二是表示对记录内容负责。
在记录中凡涉及到人名要写全名字,不可以只写姓不写名,也不可以只写姓加职务和职称。会议记录应使用统一的专用会议记录本,会后要立卷归档。
3、会议进行状况。这部分是会议记录的基本内容,通常包括三个方面。
(1)、会议的议题和会议主持人的启示性讲话。这部分要着重记录(多项议题的会议要用数码依次标出,以便日后借助和查找)。
(2)、与会人的讨论发言。这部分是与会者对会议议题和会议主持人讲话的直接反映,记好这部分讲话十分要紧(会议发言要根据顺序记录,发言人名字要写在段首,后面即记录发言内容)。
(3)、会议的决定、决议和会议主持人的概要及结论性建议。这部分是会议成就的综合反映是会议记录的主体。这部分决定、决议和讲话是与会者贯彻会议精神的依据,也是日后备查材料中非常重要的材料,记录者需要认真、仔细地作好记录。会议进行状况还包括休息、散会等,也要记录上。


2、会议记录的办法
会议记录的办法有两种:一种办法是摘要记录记录,就是择其要素而记,不是有言必记。这种记录办法不需要把每一个人讨论时的发言都一字不漏的记录下来,而是着重记录发言要素,会议结论、决定和决议。摘要记录需要记录者对发言内容需要飞速作出剖析判断,哪些应记,哪些可不记,适合进行总结,扼要地记下重点。另一种办法是详细记录,就是需要把所有与会者的发言尽量地全部记录下来,做到有言必记,包括发言中的插话等,都要详细记录,不可以有取有舍,更不可以只记结论。详细记录需要记录者最好会用速记,如不会速记,可对通用词语采取简化办法记录,会后予以补正。涉及到文件名字或不便于查找的文件,也,也可以先省略后补齐。在条件允许的状况下,可辅以录音机,如此的记录更完整、准确。假如没录音设施,记录人又没速记技术,应配备二至三人进行记录,以便会后核对补正。记录人对会上没听准确或者发言人表达不清的地方,要准时找有关职员核对。总之,要尽最大努力,维持记录的完整性和准确性。


3、会议记录应注意的问题
1、会议记录需要真实、准确、全方位、完整,不可以随意增删屐速记要忠实原话,段落要了解,文字要准确,尤其是表决时,赞成建议、分歧建议、反对建议和保注意见等,都要尽可能写原话,把会议状况真实地记录下来。
2、会议记录要妥善保管,不能外传或遗失。
3、印发整理后的会议记录,须经发言人核实。
4、会议记录的事理要做到语言文字规范化,不能更改原意。
5、记录职员在工作中要模范地遵守保密纪律,不可以随意泄漏会议的内容,要培养守旧机密的习惯。


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